Vous n’avez pas a tout faire seul
La conformite RGPD n’est pas un travail solitaire. Peut-etre souhaitez-vous que votre responsable administratif remplisse les dossiers du personnel, ou que votre comptable verifie le dossier des tiers. GDPRWise rend cela possible avec un systeme de roles simple.
Il existe trois roles, chacun avec ses propres responsabilites et son niveau d’acces.
Les trois roles expliques
Proprietaire du Compte
Le Proprietaire du Compte est la personne qui a cree le compte GDPRWise, generalement le dirigeant ou le directeur. Ce role a un acces complet: gerer l’abonnement, inviter des membres, consulter tous les dossiers et telecharger les documents. Il y a toujours exactement un Proprietaire du Compte par compte d’entreprise.
Coordinateur RGPD
Le Coordinateur RGPD dirige le processus RGPD. Dans les petites entreprises, c’est souvent la meme personne que le Proprietaire du Compte. Dans les entreprises plus grandes, ce peut etre un responsable administratif, un responsable conformite ou un collaborateur RH.
Que peut faire le Coordinateur RGPD?
- Remplir et gerer les trois dossiers (clients, personnel, tiers)
- Generer et telecharger les documents (registre des traitements, politique de confidentialite, contrats de sous-traitance)
- Suivre le score de conformite et attribuer des actions aux membres de l’equipe
Cette personne n’a pas besoin d’etre un expert en protection des donnees - GDPRWise guide chaque etape - mais il est utile qu’elle connaisse bien les processus de l’entreprise.
Coordinateur de Dossier
Le Coordinateur de Dossier est destine au support externe, comme votre comptable, avocat ou conseiller externe en protection des donnees.
Que peut faire le Coordinateur de Dossier?
- Acceder aux dossiers specifiques que vous ouvrez pour lui
- Ajouter et modifier des informations et laisser des commentaires
- Pas d’acces a la gestion de l’abonnement ni aux autres dossiers
Ideal pour quelqu’un que vous souhaitez impliquer temporairement ou partiellement. Votre comptable n’a pas besoin de voir l’ensemble de votre compte, juste le dossier ou il peut contribuer.
Qui recoit quel role?
Voici quelques recommandations pratiques:
| Personne | Role recommande |
|---|---|
| Dirigeant / directeur | Proprietaire du Compte |
| Responsable administratif / RH | Coordinateur RGPD |
| Comptable | Coordinateur de Dossier (dossier tiers) |
| Avocat / conseiller juridique | Coordinateur de Dossier (dossier specifique) |
| Partenaire IT | Coordinateur de Dossier (dossier tiers) |
| Conseiller externe en protection des donnees | Coordinateur RGPD ou Coordinateur de Dossier |
Dans une petite entreprise, vous etes probablement a la fois Proprietaire du Compte et Coordinateur RGPD. C’est tout a fait normal.
Comment inviter quelqu’un
Inviter un membre d’equipe se fait en trois etapes:
- Rendez-vous dans Parametres de votre tableau de bord GDPRWise
- Cliquez sur Equipe puis sur Inviter un membre
- Saisissez l’adresse e-mail, choisissez le role et selectionnez eventuellement les dossiers auxquels vous souhaitez accorder l’acces
La personne invitee recoit un e-mail avec un lien pour se connecter ou creer un compte. Des qu’elle accepte l’invitation, elle peut commencer a travailler.
Modifier ou revoquer des roles
Vous pouvez modifier ou revoquer des roles a tout moment depuis vos parametres d’equipe. Les membres retires perdent immediatement leur acces, mais leurs contributions dans les dossiers sont conservees.
Invitez votre equipe, comptable ou conseiller juridique dans GDPRWise. Chacun travaille dans les dossiers correspondant a son role.