Niet alles hoef je alleen te doen
GDPR-compliance is geen eenmansklus. Misschien wil je dat je officemanager de personeelsdossiers invult, of dat je boekhouder het derdendossier controleert. GDPRWise maakt dat mogelijk met een eenvoudig rollensysteem.
Er zijn drie rollen, elk met hun eigen verantwoordelijkheden en toegangsniveau.
De drie rollen uitgelegd
Account Eigenaar
De Account Eigenaar is de persoon die het GDPRWise account heeft aangemaakt, meestal de bedrijfseigenaar of directeur. Deze rol heeft volledige toegang: abonnement beheren, teamleden uitnodigen, alle dossiers inzien en documenten downloaden. Er is altijd precies een Account Eigenaar per bedrijfsaccount.
GDPR Coordinator
De GDPR Coordinator leidt het GDPR-traject. Bij kleinere bedrijven is dit vaak dezelfde persoon als de Account Eigenaar. Bij grotere bedrijven kan dit een officemanager, compliance officer of HR-medewerker zijn.
Wat kan de GDPR Coordinator?
- Alle drie de dossiers invullen en beheren (klanten, personeel, derden)
- Documenten genereren en downloaden (verwerkingsregister, privacyverklaring, DPA’s)
- De compliance score volgen en acties toewijzen aan teamleden
Deze persoon hoeft geen privacyexpert te zijn - GDPRWise begeleidt elke stap - maar het helpt als het iemand is die je bedrijfsprocessen goed kent.
Dossier Coordinator
De Dossier Coordinator is bedoeld voor externe ondersteuning, zoals je boekhouder, advocaat of externe privacyadviseur.
Wat kan de Dossier Coordinator?
- Toegang tot specifieke dossiers die je voor hen openstelt
- Informatie toevoegen, bewerken en opmerkingen achterlaten
- Geen toegang tot abonnementsbeheer of andere dossiers
Ideaal voor iemand die je tijdelijk of gedeeltelijk wilt betrekken. Je boekhouder hoeft niet je hele account te zien, alleen het dossier waar die bij kan helpen.
Wie geef je welke rol?
Hier zijn een paar praktische richtlijnen:
| Persoon | Aanbevolen rol |
|---|---|
| Bedrijfseigenaar / directeur | Account Eigenaar |
| Officemanager / HR-medewerker | GDPR Coordinator |
| Boekhouder | Dossier Coordinator (derdendossier) |
| Advocaat / juridisch adviseur | Dossier Coordinator (specifiek dossier) |
| IT-partner | Dossier Coordinator (derdendossier) |
| Externe privacyadviseur | GDPR Coordinator of Dossier Coordinator |
Bij een klein bedrijf ben je waarschijnlijk zowel Account Eigenaar als GDPR Coordinator. Dat is prima.
Iemand uitnodigen: zo doe je dat
Een teamlid uitnodigen doe je in drie stappen:
- Ga naar Instellingen in je GDPRWise dashboard
- Klik op Team en vervolgens op Teamlid uitnodigen
- Vul het e-mailadres in, kies de rol en selecteer eventueel de specifieke dossiers waartoe je toegang wilt geven
De uitgenodigde persoon ontvangt een e-mail met een link om in te loggen of een account aan te maken. Zodra ze de uitnodiging accepteren, kunnen ze direct aan de slag.
Rollen aanpassen of intrekken
Je kunt rollen op elk moment aanpassen of intrekken vanuit je teaminstellingen. Verwijderde teamleden verliezen direct hun toegang, maar hun bijdragen in de dossiers blijven bewaard.
Nodig je team, boekhouder of juridisch adviseur uit in GDPRWise. Ieder werkt in de dossiers die bij hun rol passen.