Sie mussen nicht alles allein machen
DSGVO-Compliance ist keine Einzelaufgabe. Vielleicht mochten Sie, dass Ihr Buroleiter die Personaldossiers ausfullt oder Ihr Steuerberater das Drittanbieter-Dossier uberpruft. GDPRWise macht das mit einem einfachen Rollensystem moglich.
Es gibt drei Rollen, jede mit eigenen Verantwortlichkeiten und Zugangsstufen.
Die drei Rollen erklart
Account-Inhaber
Der Account-Inhaber ist die Person, die das GDPRWise-Konto erstellt hat, in der Regel der Geschaftsinhaber oder Geschaftsfuhrer. Diese Rolle hat vollen Zugriff: Abonnement verwalten, Teammitglieder einladen, alle Dossiers einsehen und Dokumente herunterladen. Es gibt immer genau einen Account-Inhaber pro Unternehmenskonto.
DSGVO-Koordinator
Der DSGVO-Koordinator leitet den DSGVO-Prozess. Bei kleineren Unternehmen ist dies oft dieselbe Person wie der Account-Inhaber. Bei grosseren Unternehmen kann es ein Buroleiter, Compliance-Beauftragter oder HR-Mitarbeiter sein.
Was kann der DSGVO-Koordinator?
- Alle drei Dossiers ausfullen und verwalten (Kunden, Personal, Dritte)
- Dokumente generieren und herunterladen (Verarbeitungsverzeichnis, Datenschutzerklarung, AVV)
- Den Compliance-Score verfolgen und Aktionen an Teammitglieder zuweisen
Diese Person muss kein Datenschutzexperte sein - GDPRWise fuhrt durch jeden Schritt - aber es hilft, wenn sie die Geschaftsprozesse gut kennt.
Dossier-Koordinator
Der Dossier-Koordinator ist fur externe Unterstutzung gedacht, etwa Ihren Steuerberater, Anwalt oder externen Datenschutzberater.
Was kann der Dossier-Koordinator?
- Zugang zu bestimmten Dossiers, die Sie fur ihn freigeben
- Informationen hinzufugen, bearbeiten und Kommentare hinterlassen
- Kein Zugang zur Abonnementverwaltung oder anderen Dossiers
Ideal fur jemanden, den Sie zeitweise oder teilweise einbeziehen mochten. Ihr Steuerberater muss nicht Ihr gesamtes Konto sehen, sondern nur das Dossier, bei dem er helfen kann.
Wer bekommt welche Rolle?
Hier einige praktische Empfehlungen:
| Person | Empfohlene Rolle |
|---|---|
| Geschaftsinhaber / Geschaftsfuhrer | Account-Inhaber |
| Buroleiter / HR-Mitarbeiter | DSGVO-Koordinator |
| Steuerberater | Dossier-Koordinator (Drittanbieter-Dossier) |
| Anwalt / Rechtsberater | Dossier-Koordinator (bestimmtes Dossier) |
| IT-Partner | Dossier-Koordinator (Drittanbieter-Dossier) |
| Externer Datenschutzberater | DSGVO-Koordinator oder Dossier-Koordinator |
Bei einem kleinen Unternehmen sind Sie wahrscheinlich sowohl Account-Inhaber als auch DSGVO-Koordinator. Das ist vollig in Ordnung.
So laden Sie jemanden ein
Ein Teammitglied einladen geht in drei Schritten:
- Gehen Sie zu Einstellungen in Ihrem GDPRWise-Dashboard
- Klicken Sie auf Team und dann auf Teammitglied einladen
- Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, wahlen Sie die Rolle und wahlen Sie optional die spezifischen Dossiers aus, zu denen Sie Zugang gewahren mochten
Die eingeladene Person erhalt eine E-Mail mit einem Link zum Anmelden oder Erstellen eines Kontos. Sobald sie die Einladung annimmt, kann sie sofort loslegen.
Rollen andern oder entziehen
Sie konnen Rollen jederzeit in den Teameinstellungen andern oder entziehen. Entfernte Teammitglieder verlieren sofort ihren Zugang, aber ihre Beitrage in den Dossiers bleiben erhalten.
Laden Sie Ihr Team, Ihren Steuerberater oder Rechtsberater in GDPRWise ein. Jeder arbeitet in den Dossiers, die zu seiner Rolle passen.