Que contient votre dossier GDPRWise ?

Tout ce dont vous avez besoin pour gerer et demontrer votre conformite au RGPD

Votre dossier GDPRWise contient tout ce dont vous avez besoin pour gerer et demontrer votre conformite au RGPD. Des definitions de processus et donnees personnelles a vos tiers, actions de conformite et score.

1. Dossier clients

Le dossier clients est l’endroit ou vous gerez tous les processus metier impliquant des donnees clients. Pensez a votre CRM, email marketing, traitement des commandes, support client, analytics web et formulaires de contact.

Pour chaque processus, le dossier enregistre :

• Ce que fait le processus et pourquoi (finalite et base juridique)
• Quelles donnees personnelles sont impliquees (noms, emails, coordonnees bancaires, etc.)
• Combien de temps vous conservez les donnees
• Quelles mesures de securite sont en place

GDPRWise pre-remplit le dossier clients en fonction de votre secteur d’activite et des resultats de votre scan. Vous verifiez, ajustez et enrichissez avec le contexte specifique de votre entreprise.

2. Dossier personnel

Le dossier personnel couvre tous les processus metier impliquant des donnees des employes et du personnel. Paie, administration RH, suivi des conges maladie, evaluations de performance, gestion des acces, videoprotection, appareils de l’entreprise - tout cela implique des donnees personnelles soumises au RGPD.

Beaucoup de chefs d’entreprise se concentrent uniquement sur les donnees clients et oublient que les donnees du personnel sont tout aussi reglementees. En fait, les donnees que vous collectez sur votre personnel sont souvent bien plus detaillees et sensibles que celles de vos clients - informations salariales, composition familiale, details de retraite, evaluations de performance, absences medicales, et plus encore. Le dossier personnel vous garantit que tout cela est couvert, y compris une politique de confidentialite pour les employes qui informe votre personnel sur la maniere dont leurs donnees sont traitees.

3. Dossier tiers

Le dossier tiers repertorie tous les traitements de donnees personnelles impliquant des tiers. Chaque service externe qui traite des donnees personnelles pour votre compte doit etre documente : votre hebergeur, service email, plateforme CRM, processeur de paiement, comptable, stockage cloud, outils d’analytics, et plus encore.

Pour chaque tiers, le dossier suit :

• Quelles donnees ils traitent et pourquoi
• Ou ils sont situes (UE ou en dehors)
• Si un accord de sous-traitance (DPA) est en place
• Le type de relation (sous-traitant, responsable conjoint, responsable independant)

Cet apercu est essentiel pour votre registre des traitements et vous aide a identifier ou des accords de sous-traitance manquent.

4. Documents RGPD

Depuis l’ecran documents RGPD, vous pouvez generer les documents officiels necessaires a la conformite. Ceux-ci sont construits a partir des donnees de vos dossiers clients, personnel et tiers, afin de refleter fidelement votre situation reelle.

Les documents que vous pouvez generer incluent :

• Politique de confidentialite - adaptee a vos activites de traitement, prete a placer sur votre site
• Registre des traitements - le registre formel Article 30, exportable en PDF ou Excel
• Politique de confidentialite des employes - un document destine aux employes expliquant comment vous traitez leurs donnees
• Politique cookies - basee sur les cookies et trackers detectes par votre scan

Ce ne sont pas des modeles generiques. Ils sont generes a partir de vos donnees de dossier, ils correspondent donc a ce que vous faites reellement.

5. Tableau de bord et actions de conformite

Votre tableau de bord vous donne un apercu clair de votre situation et de ce qu’il reste a faire. Il affiche votre score de conformite et une liste priorisee d’actions indispensables pour atteindre un niveau de base de conformite RGPD.

Chaque action comprend :

• Une description de ce qui doit etre fait
• Le niveau de priorite
• Un lien vers les conseils dans la base de connaissances

Actions typiques : conclure un accord de sous-traitance avec un tiers, completer une definition de processus manquante, definir des durees de conservation, ou examiner des elements signales lors de votre scan.

Le score de conformite n’est pas une garantie juridique, mais un indicateur pratique. Il vous aide a suivre votre progression, a vous concentrer sur l’essentiel et a demontrer aux controleurs que vous gerez activement votre conformite.