Waarom een verzoekregister?
Alle organisaties moeten betrokkenen informeren over hun GDPR-rechten en tegelijkertijd de juiste processen hebben om verzoeken snel af te handelen. Het is belangrijk om elk ontvangen verzoek correct te documenteren:
- De toezichthouder kan je register op elk moment opvragen
- Bij een klacht kun je aantonen dat je correct en op tijd hebt gereageerd
- Je houdt overzicht over welke verzoeken nog open staan
Het sjabloon
We hebben een kant-en-klaar Google Sheets sjabloon gemaakt dat je direct kunt kopieren en gebruiken:
Open het verzoekregister in Google Sheets
Maak een kopie via Bestand > Een kopie maken en vul voor elk ontvangen verzoek een regel in.
Welke informatie noteer je?
Per verzoek moet je minimaal vastleggen:
- Datum van ontvangst - dit bepaalt je deadline (een maand)
- Type verzoek - inzage, verwijdering, correctie, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar
- Naam en contactgegevens van de verzoeker
- Of de identiteit is geverifieerd - en hoe (ID-kopie, ingelogd account, etc.)
- Datum van je reactie - om te bewijzen dat je binnen de termijn hebt gereageerd
- Resultaat - afgehandeld, geweigerd (met reden), of doorverwezen
- Eventuele opmerkingen - bijzonderheden, bijv. “verlenging van 2 maanden aangevraagd”
Tips
- Bewaar het register apart van de persoonsgegevens zelf
- Stel een herinnering in voor verzoeken die nog open staan
- Gebruik de antwoordsjablonen om snel en correct te reageren
auto_awesome Je GDPR-dossier automatiseren?
GDPRWise scant je website, genereert je verwerkingsregister en privacyverklaring, en geeft je een actielijst op maat. Klaar in 15 minuten.