Refuser une Demande d'une Personne Concernee - Quand est-ce Permis ?

Vous ne devez pas toujours dire oui

Le RGPD donne aux personnes concernees des droits forts, mais ces droits ne sont pas absolus. Il y a des situations ou vous pouvez refuser une demande. Cependant, il est important de le faire correctement : avec un motif valable, dans le delai imparti et avec une communication appropriee.

Motifs de refus

1. Demande manifestement infondee

Une demande qui n’est clairement pas soumise pour exercer des droits en matiere de vie privee, mais pour vous entraver. C’est un seuil eleve. Vous devez pouvoir demontrer que la demande ne sert aucun objectif raisonnable.

En pratique, cela se produit rarement. Soyez prudent avec ce motif - les autorites de controle ne l’acceptent pas facilement.

2. Demande excessive

Si la meme personne fait a plusieurs reprises la meme demande dans un court laps de temps sans changements pertinents. Pour une demande excessive, vous avez deux options :

• Demander des frais raisonnables pour les couts administratifs
• Refuser la demande

3. Obligation legale de conservation

Pour les demandes de suppression : si vous etes legalement tenu de conserver les donnees (obligation de conservation fiscale, delais du droit du travail), vous ne pouvez pas supprimer. Ce n’est pas un refus au sens de “je ne veux pas”, mais “je ne peux pas sans enfreindre la loi”.

4. Droits des tiers

Pour les demandes d’acces : si la fourniture de donnees porterait atteinte aux droits et libertes d’autres personnes. Pensez aux dossiers contenant des donnees de plusieurs personnes. Vous pouvez masquer les donnees des tiers.

5. Droits en justice

Si vous avez besoin des donnees pour la constatation, l’exercice ou la defense de droits en justice. Tant qu’un litige est en cours, vous pouvez conserver les donnees pertinentes.

6. Identite non verifiee

Si vous ne pouvez pas verifier l’identite du demandeur, vous pouvez refuser la demande jusqu’a ce que l’identite soit confirmee. Demandez des informations supplementaires et suspendez le delai jusqu’a reception.

Comment refuser correctement

Repondez toujours

Meme en cas de refus, vous devez repondre dans un mois. Ne pas repondre n’est pas un refus - c’est une infraction.

Motivez votre decision

Expliquez sur quel motif vous refusez. “Nous ne voyons pas de raison de satisfaire votre demande” est insuffisant. Nommez l’exception specifique qui s’applique.

Informez des droits

Indiquez dans votre reponse que la personne concernee :

• Peut deposer une plainte aupres de l’autorite de controle (indiquez le nom et les coordonnees)
• Peut faire appel devant les tribunaux

Documentez

Conservez votre evaluation : quelle demande, quel motif de refus, quelles considerations vous avez faites. C’est votre dossier si l’autorite de controle pose des questions.

Un exemple

Un ancien client vous demande de supprimer toutes ses donnees. Vous verifiez vos systemes et trouvez :

• Des factures avec son nom et adresse (obligation de conservation fiscale : 7 ans)
• Des notes CRM et un historique de communication (pas d’obligation de conservation)
• Une facture impayee (necessaire pour une action en justice)

Votre reponse : “Nous avons supprime vos notes CRM et votre historique de communication. Nous conservons vos donnees de facturation pendant encore [X] ans en vertu de notre obligation de conservation fiscale. Nous conservons les donnees liees a la facture impayee jusqu’au reglement du litige.”

C’est une reponse correcte, transparente et bien motivee.

La charge de la preuve vous incombe

C’est important : si une personne concernee depose une plainte aupres de l’autorite de controle, c’est a vous de demontrer que votre refus etait justifie. La personne concernee n’a pas a prouver que sa demande etait justifiee. Assurez-vous donc toujours d’avoir une documentation adequate.