Eine Betroffenenanfrage Ablehnen - Wann ist das Erlaubt?

Sie mussen nicht immer ja sagen

Die DSGVO gibt betroffenen Personen starke Rechte, aber diese Rechte sind nicht absolut. Es gibt Situationen, in denen Sie eine Anfrage ablehnen durfen. Es ist jedoch wichtig, dass Sie dies korrekt tun: mit einem gultigen Grund, innerhalb der Frist und mit angemessener Kommunikation.

Grunde fur eine Ablehnung

1. Offensichtlich unbegrundete Anfrage

Eine Anfrage, die eindeutig nicht eingereicht wurde, um Datenschutzrechte auszuuben, sondern um Sie zu behindern. Das ist eine hohe Hurde. Sie mussen nachweisen konnen, dass die Anfrage keinem vernunftigen Zweck dient.

In der Praxis kommt dies selten vor. Seien Sie vorsichtig mit diesem Grund - Aufsichtsbehorden akzeptieren ihn nicht leichtfertig.

2. Ubermassige Anfrage

Wenn dieselbe Person wiederholt dieselbe Anfrage in kurzer Zeit stellt, ohne dass relevante Anderungen vorliegen. Bei einer ubermassigen Anfrage haben Sie zwei Moglichkeiten:

• Ein angemessenes Entgelt fur die Verwaltungskosten verlangen
• Die Anfrage ablehnen

3. Gesetzliche Aufbewahrungspflicht

Bei Loschungsanfragen: Wenn Sie gesetzlich verpflichtet sind, die Daten aufzubewahren (steuerliche Aufbewahrungspflicht, arbeitsrechtliche Fristen), durfen Sie nicht loschen. Das ist keine Ablehnung im Sinne von “ich will nicht”, sondern “ich kann nicht, ohne das Gesetz zu brechen”.

4. Rechte Dritter

Bei Auskunftsanfragen: Wenn die Herausgabe von Daten die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeintrachtigen wurde. Denken Sie an Akten, die Daten mehrerer Personen enthalten. Sie durfen die Daten Dritter schwartzen.

5. Rechtsanspruche

Wenn Sie die Daten fur die Geltendmachung, Ausubung oder Verteidigung von Rechtsanspruchen benotigen. Solange ein Rechtsstreit lauft, durfen Sie relevante Daten aufbewahren.

6. Identitat nicht verifiziert

Wenn Sie die Identitat des Antragstellers nicht verifizieren konnen, durfen Sie die Anfrage ablehnen, bis die Identitat bestatigt ist. Fordern Sie zusatzliche Informationen an und pausieren Sie die Frist bis zum Eingang.

Wie Sie korrekt ablehnen

Antworten Sie immer

Auch bei einer Ablehnung mussen Sie innerhalb eines Monats antworten. Nicht zu antworten ist keine Ablehnung - es ist ein Verstoss.

Begrunden Sie Ihre Entscheidung

Erklaren Sie, auf welcher Grundlage Sie ablehnen. “Wir sehen keinen Grund, Ihrer Anfrage nachzukommen” ist unzureichend. Benennen Sie die spezifische Ausnahme, die gilt.

Informieren Sie uber Rechte

Geben Sie in Ihrer Antwort an, dass die betroffene Person:

• Eine Beschwerde einreichen kann bei der Aufsichtsbehorde (nennen Sie Name und Kontaktdaten)
• Berufung einlegen kann beim Gericht

Dokumentieren

Bewahren Sie Ihre Bewertung auf: welche Anfrage, welcher Ablehnungsgrund, welche Abwagung Sie getroffen haben. Das ist Ihre Akte, wenn die Aufsichtsbehorde Fragen stellt.

Ein Beispiel

Ein ehemaliger Kunde bittet Sie, alle seine Daten zu loschen. Sie uberprufen Ihre Systeme und finden:

• Rechnungen mit seinen Adressdaten (steuerliche Aufbewahrungspflicht: 7-10 Jahre)
• CRM-Notizen und Kommunikationsverlauf (keine Aufbewahrungspflicht)
• Eine offene Rechnung (fur Rechtsanspruch benotigt)

Ihre Antwort: “Wir haben Ihre CRM-Notizen und Ihren Kommunikationsverlauf geloscht. Ihre Rechnungsdaten bewahren wir noch [X] Jahre aufgrund unserer steuerlichen Aufbewahrungspflicht auf. Die Daten im Zusammenhang mit der offenen Rechnung bewahren wir auf, bis die Forderung beglichen ist.”

Das ist eine korrekte, transparente und gut begrundete Antwort.

Die Beweislast liegt bei Ihnen

Das ist wichtig: Wenn eine betroffene Person eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehorde einreicht, mussen Sie nachweisen, dass Ihre Ablehnung gerechtfertigt war. Die betroffene Person muss nicht beweisen, dass ihre Anfrage gerechtfertigt war. Sorgen Sie also immer fur eine gute Dokumentation.