Creez une documentation RGPD complete avec GDPRWise

Le defi de la documentation

Le RGPD (Reglement General sur la Protection des Donnees, aussi connu sous le nom de GDPR en anglais) est, en son coeur, une obligation de documentation. Vous devez prouver que vous traitez correctement les donnees personnelles. Pas simplement l’affirmer - le prouver. Avec des documents, des registres, des politiques et des procedures qu’une autorite de surveillance peut examiner a tout moment.

Pour les grandes organisations disposant de departements juridiques, c’est geerable. Pour les petites et moyennes entreprises, c’est le plus grand obstacle a la conformite. Vous savez que vous devriez avoir un registre des traitements. Vous savez que votre politique de confidentialite doit etre mise a jour. Vous savez que vous devriez documenter votre situation en matiere de cookies. Mais rassembler tout cela, dans le bon format, couvrant tous les bons champs ? C’est la que la plupart des PME se retrouvent bloquees.

GDPRWise resout ce probleme en generant votre documentation RGPD complete a partir d’un seul point de depart : le scan de votre site web.

Tout en un seul endroit

Votre dossier GDPRWise n’est pas un document unique. C’est une collection structuree de tout ce dont vous avez besoin pour demontrer votre conformite. Voici ce qu’il comprend et pourquoi chaque composant est important.

Registre des traitements (ROPA)

Le registre des activites de traitement est la base de votre documentation RGPD. Il liste chaque activite impliquant des donnees personnelles, de l’analyse du site web a l’administration de la paie.

GDPRWise genere votre registre automatiquement. Le scan detecte les traitements lies au site web. La base sectorielle ajoute les activites standard de l’industrie. Le raffinement guide complete les traitements internes et hors ligne. Chaque entree comprend la finalite, la base juridique, les categories de donnees, les destinataires, les delais de conservation et les mesures de securite.

Le resultat est un registre qui repond aux exigences de l’article 30 du RGPD, pret a etre exporte et presente.

Politique de confidentialite pour les clients

Votre politique de confidentialite informe les visiteurs et les clients sur les donnees que vous collectez, pourquoi, et quels sont leurs droits. GDPRWise la genere en se basant sur vos activites de traitement reelles, pas a partir d’un modele generique.

Parce que la politique est construite a partir des resultats du scan et de vos reponses, elle decrit precisement ce qui se passe sur votre site web. Quand votre site utilise Google Analytics, la politique le mentionne. Quand votre formulaire de contact collecte des numeros de telephone, la politique le precise. Pas de lacunes, pas de fiction.

Politique de confidentialite du personnel

La plupart des entreprises ignorent completement ce point. Le RGPD exige que vous informiez vos employes sur la facon dont vous traitez leurs donnees personnelles. Paie, dossiers RH, conges maladie, videoprotection, suivi GPS, surveillance informatique - tout cela necessite de la transparence.

GDPRWise genere une politique de confidentialite du personnel dediee en se basant sur vos reponses concernant les pratiques RH. Ce document est pret a etre inclus comme annexe aux contrats de travail. C’est l’une des fonctionnalites uniques de GDPRWise : tres peu d’outils sur le marche generent une politique de confidentialite a destination des employes.

Rapport sur les cookies

Le rapport sur les cookies fournit un inventaire detaille de tous les cookies et trackers actifs sur votre site web. Pour chaque cookie, vous voyez le nom, l’origine, la categorie (fonctionnel, analytique, marketing), la duree de vie et si le consentement est requis.

Ce rapport constitue la base pour la configuration de votre bandeau de cookies et votre politique en matiere de cookies. Vous savez exactement quoi declarer et quoi bloquer tant que le consentement n’est pas donne.

Liste d’actions

Tout ne peut pas etre automatise. Certains elements necessitent votre intervention : conclure un accord de sous-traitance avec un fournisseur, definir un delai de conservation pour une categorie de donnees specifique, ajuster votre bandeau de cookies, ou briefer votre personnel sur la procedure de violation de donnees.

La liste d’actions recueille ces elements, priorises par impact. Chaque action comprend une description, le niveau de priorite et des orientations sur la facon de la resoudre. Vous pouvez attribuer des actions a des collegues et suivre leur realisation au sein de la plateforme.

Procedures de gestion des violations

Votre dossier comprend une section de gestion des violations de donnees avec un registre des violations, des modeles de notification et des modeles de communication pour les personnes concernees. Ceux-ci sont adaptes a votre secteur et a vos activites de traitement specifiques.

Quand une violation survient, vous ne partez pas de zero. Vous ouvrez GDPRWise, enregistrez l’incident et suivez la procedure guidee. Tout est documente dans le format attendu par l’autorite de surveillance.

Score de conformite

Le score de conformite est un pourcentage indiquant ou vous en etes. Il est base sur l’exhaustivite de votre registre, l’etat de vos politiques de confidentialite, votre situation en matiere de cookies et le nombre d’actions resolues.

Le score n’est pas une garantie juridique, mais un indicateur pratique. Il vous aide a prioriser et a suivre vos progres au fil du temps.

Comment le modele a trois couches garantit l’exhaustivite

La raison pour laquelle GDPRWise peut generer toute cette documentation de maniere fiable est le modele a trois couches.

La base sectorielle fournit le point de depart. Chaque industrie a des activites de traitement standard, des outils typiques et des flux de donnees courants. GDPRWise maintient des bases pre-construites pour des dizaines de secteurs, vous offrant un point de depart solide independamment de vos connaissances techniques.

Les resultats du scan IA ajoutent les specificites. Le scan detecte exactement ce qui se passe sur votre site web : quels scripts se chargent, quels cookies sont places, quels formulaires collectent des donnees. Ces constats sont traduits en entrees de registre, sections de politique et lignes de rapport sur les cookies. Les elements confirmes par le scan portent l’etiquette “Detecte” pour que vous sachiez qu’ils sont verifies.

Le raffinement guide complete le tableau. Des questions ciblees traitent les activites de traitement qui se deroulent en dehors de votre site web : donnees du personnel, dossiers clients, partage de donnees avec des partenaires, securite physique. Les elements bases sur vos reponses portent l’etiquette “A verifier” jusqu’a ce que vous les confirmiez.

Ensemble, ces trois couches garantissent l’exhaustivite. Rien n’est oublie.

Exporter, partager et presenter

Chaque composant de votre dossier peut etre exporte individuellement ou comme un ensemble complet.

L’export PDF produit des documents formattees professionnellement avec une mise en page soignee, des titres clairs et des tableaux structures. Prets a remettre a un inspecteur de l’autorite de surveillance, a inclure dans un dossier d’audit, ou a envoyer a votre conseiller juridique.

L’export Excel vous donne des tableurs modifiables pour un usage interne. Votre comptable peut examiner le registre des traitements. Votre equipe informatique peut verifier le rapport sur les cookies. Votre responsable RH peut valider la politique de confidentialite du personnel.

Maintenir la documentation a jour

Le plus grand risque avec la documentation RGPD n’est pas de la creer - c’est de la laisser devenir obsolete. Un registre des traitements de 2023 qui ne mentionne pas les outils que vous avez ajoutes en 2025 est pire que pas de registre du tout. Cela suggere que vous ne surveillez pas votre conformite.

GDPRWise adresse ce probleme a deux niveaux :

Scan Gratuit. Vous pouvez rescanner votre site web a tout moment et mettre a jour votre dossier. Quand le scan detecte des changements, ils sont presentes comme des suggestions que vous pouvez accepter ou rejeter.

Abonnement Peace of Mind. GDPRWise surveille votre site web en continu. Quand un nouveau script apparait, qu’un cookie change, ou qu’un formulaire est ajoute, vous recevez une notification. La plateforme montre exactement ce qui a change et quelle documentation doit etre mise a jour. Vous examinez, approuvez, et votre dossier est de nouveau a jour.

Peace of Mind suit egalement les evolutions reglementaires pour que votre documentation reflete les attentes actuelles.

De fichiers eparpilles a une source unique de verite

La plupart des PME ont une documentation RGPD eparpillee a differents endroits. Une politique de confidentialite redigee par un avocat il y a deux ans. Un registre des traitements commence dans Excel mais jamais termine. Un bandeau de cookies installe sans documentation appropriee.

GDPRWise rassemble tout cela en un seul dossier structure, maintenu et exportable. Vous savez ou tout se trouve. Vous savez que c’est a jour. Et vous pouvez le prouver a quiconque le demande.