Votre dossier est votre registre
Le registre des traitements est l’un des documents les plus importants du RGPD. L’autorite de controle peut le demander a tout moment, et vous en avez besoin pour demontrer que vous savez quelles donnees personnelles vous traitez et pourquoi.
Le probleme ? La plupart des entrepreneurs ne savent pas par ou commencer. Quels traitements ai-je ? Quelles donnees sont concernees ? Quelles sont les bases legales correctes ?
GDPRWise adopte une approche differente. Au lieu de vous demander de construire un registre a partir de zero, vous gerez votre dossier RGPD - processus clients, processus du personnel et tiers - et GDPRWise assemble le registre a partir de ces donnees. Le registre est un resultat de votre dossier, pas un exercice separe.
D’ou proviennent les donnees
Votre registre des traitements s’appuie sur trois sources au sein de GDPRWise :
Dossier clients. Chaque processus que vous documentez et qui touche des donnees clients devient une ligne dans votre registre. Votre CRM, l’e-mail marketing, le traitement des commandes, les formulaires de contact, les analytics web - chacun est une activite de traitement avec sa finalite, sa base legale et ses categories de donnees.
Dossier personnel. La paie, l’administration du personnel, le suivi des absences maladie, les entretiens d’evaluation, la gestion des acces - ce sont aussi des activites de traitement qui ont leur place dans votre registre. Beaucoup d’entreprises oublient completement cette partie.
Dossier tiers. Chaque service externe qui traite des donnees personnelles pour votre compte est enregistre comme destinataire dans les activites de traitement concernees. Votre hebergeur, votre outil d’e-mail, votre plateforme CRM, votre comptable - ils apparaissent tous dans le registre en tant que destinataires de donnees.
Le scan de votre site web contribue en detectant les tiers, les cookies et les traceurs lies a votre site. Mais le scan est un point de depart, pas le tableau complet. La vraie completude vient de la gestion de vos dossiers.
Ce que le registre contient
Chaque activite de traitement dans votre registre genere comprend les champs obligatoires de l’Article 30 :
- Finalite - pourquoi traitez-vous ces donnees ? (par ex. “envoi de newsletters”)
- Base legale - sur quel fondement juridique pouvez-vous le faire ? (par ex. consentement, interet legitime, contrat)
- Categories de donnees personnelles - quelles donnees traitez-vous ? (par ex. adresse e-mail, nom, adresse IP)
- Categories de personnes concernees - a qui appartiennent les donnees ? (par ex. clients, visiteurs du site, employes)
- Destinataires - avec qui partagez-vous les donnees ? (par ex. Mailchimp, Google Analytics)
- Duree de conservation - combien de temps conservez-vous les donnees ?
- Mesures de securite - comment protegez-vous les donnees ?
Tout cela provient de ce que vous avez deja documente dans vos dossiers. Pas de double saisie de donnees.
Generer et exporter
Quand vous etes pret, rendez-vous sur l’ecran des documents RGPD et generez votre registre des traitements. L’export est un PDF professionnel que vous pouvez presenter a l’autorite de controle, a un auditeur ou partager avec votre comptable.
Le PDF reflete toujours l’etat actuel de vos dossiers. Modifiez un processus, ajoutez un tiers ou changez une duree de conservation dans votre dossier, puis regenerez - et votre registre est a jour.
Maintenez-le a jour
Votre registre des traitements n’a de valeur que s’il reflete la realite. Lorsque votre entreprise evolue - nouveaux outils, nouveaux processus, nouvelles activites du personnel - mettez a jour vos dossiers dans GDPRWise et regenerez le registre. Parce que le registre est assemble a partir de vos dossiers, le maintenir a jour n’est pas une tache separee. C’est un resultat naturel de la tenue de votre dossier.
Gerez vos donnees clients, personnel et tiers dans GDPRWise, puis generez votre registre des traitements en export pret a l'emploi.