Vergeet je papieren dossiers niet
Veel bedrijven focussen bij GDPR-compliance op hun digitale systemen, maar vergeten dat de wet ook geldt voor papieren documenten. Een map met arbeidscontracten, een ordner met klantgegevens, een print van een medisch dossier - het valt allemaal onder de GDPR (ook wel AVG genoemd).
En eerlijk: papieren documenten zijn vaak slechter beveiligd dan digitale. Ze liggen op bureaus, in open kasten of in kartonnen dozen op zolder.
Welke papieren documenten bevatten persoonsgegevens?
Meer dan je denkt:
- Personeelsdossiers - arbeidscontracten, loonstroken, ziekmeldingen, beoordelingen
- Klantgegevens - offertes, contracten, correspondentie, orderformulieren
- Financiele documenten - facturen met NAW-gegevens, bankafschriften, belastingaangiften
- Juridische documenten - processtukken, klachten, bewijsmateriaal
- Medische gegevens - dossiers, recepten, verzuimregistraties
Praktische beveiligingsmaatregelen
Opslag
- Bewaar documenten met persoonsgegevens in afsluitbare kasten of ruimtes
- Beperk de toegang tot medewerkers die de gegevens nodig hebben voor hun werk
- Label kasten of mappen zodat duidelijk is wat erin zit en wie er toegang toe heeft
Clean desk policy
- Laat geen documenten met persoonsgegevens onbeheerd op je bureau liggen
- Berg documenten op wanneer je je werkplek verlaat, ook voor een korte pauze
- Leg inkomende post met persoonsgegevens niet open op een gemeenschappelijke balie
Vernietiging
- Gebruik een papierversnipperaar voor documenten waarvan de bewaartermijn is verlopen
- Cross-cut versnipperaars (DIN P-4 of hoger) bieden meer veiligheid dan strip-cut
- Voor grote hoeveelheden: schakel een gecertificeerd vernietigingsbedrijf in dat een vernietigingscertificaat afgeeft
- Vernietig ook kopietjes, kladjes en post-its met persoonsgegevens
Transport
- Vervoer papieren documenten in afgesloten tassen of mappen
- Laat mappen niet onbeheerd in je auto liggen
- Stuur documenten met persoonsgegevens aangetekend of per koerier
Vergeet niet te documenteren
Net als bij digitale beveiliging moet je kunnen aantonen welke maatregelen je hebt genomen. Leg vast:
- Waar papieren documenten worden bewaard
- Wie er toegang toe heeft
- Hoe en wanneer ze worden vernietigd
- Welke bewaartermijnen je hanteert
GDPRWise helpt je om dit vast te leggen als onderdeel van je beveiligingsdocumentatie.
auto_awesome Documenteer je beveiligingsmaatregelen
GDPRWise helpt je om alle beveiligingsmaatregelen vast te leggen, ook voor fysieke documenten en dossiers.