Vergessen Sie Ihre Papierakten nicht
Viele Unternehmen konzentrieren sich bei der DSGVO-Compliance auf ihre digitalen Systeme, vergessen aber, dass das Gesetz auch fur Papierdokumente gilt.
Welche Papierdokumente enthalten personenbezogene Daten?
- Personalakten - Arbeitsvertrage, Gehaltsabrechnungen, Krankmeldungen
- Kundendaten - Angebote, Vertrage, Korrespondenz, Bestellformulare
- Finanzdokumente - Rechnungen mit Adressdaten, Kontoauszuge
- Juristische Dokumente - Gerichtsunterlagen, Beschwerden
- Medizinische Daten - Patientenakten, Rezepte
Praktische Sicherheitsmassnahmen
Aufbewahrung
- Bewahren Sie Dokumente in abschliessbaren Schranken oder Raumen auf
- Beschranken Sie den Zugang auf Mitarbeiter, die die Daten benotigen
Clean-Desk-Policy
- Lassen Sie keine Dokumente mit personenbezogenen Daten unbeaufsichtigt auf Ihrem Schreibtisch
Vernichtung
- Verwenden Sie einen Aktenvernichter (Kreuzschnitt DIN P-4 oder hoher)
- Fur grosse Mengen: beauftragen Sie ein zertifiziertes Vernichtungsunternehmen
Transport
- Transportieren Sie Dokumente in verschlossenen Taschen oder Mappen
- Senden Sie sensible Dokumente per Einschreiben oder Kurier
Dokumentieren Sie
Halten Sie fest, wo Papierdokumente aufbewahrt werden, wer Zugang hat, wie und wann sie vernichtet werden.
auto_awesome Dokumentieren Sie Ihre Sicherheitsmassnahmen
GDPRWise hilft Ihnen, alle Sicherheitsmassnahmen festzuhalten, auch fur physische Dokumente und Akten.