Personenbezogene Daten sind der Kern der Immobilienbranche
Immobilientransaktionen drehen sich um Menschen und ihre Daten. Als Makler, Vermieter oder Immobilienverwalter verarbeiten Sie taglich personenbezogene Daten: Ausweise von Kaufern und Mietern, Finanzdaten fur Bonitatsprufungen, Mietvertrage mit personenbezogenen Angaben und oft auch Fotos von Bewohnern.
Die DSGVO stellt Anforderungen an den Umgang mit diesen Daten.
Schritt 1: Erfassen Sie Ihre Verarbeitungen
Mieter und Kaufer:
- Identitatsdaten: Name, Adresse, Geburtsdatum, Ausweiskopie
- Finanzdaten: Einkommensnachweise, Bankverbindung, Miethistorie
- Mietvertrage und Anlagen
- Kommunikationsverlauf
Verkaufer und Vermieter:
- Eigentumsdaten und Grundbuchinformationen
- Kontaktdaten und Kommunikation
- Finanzdaten im Zusammenhang mit dem Verkauf
Geschaftsbetrieb:
- Personaldaten der eigenen Mitarbeiter
- Website mit Kontaktformular und Immobiliensuchfunktion
- CRM-System mit Kontakten
Schritt 2: Bereinigen Sie Ihre Akten
Immobilienburos bewahren oft mehr Daten auf als notig und langer als erlaubt:
- Loschen Sie Ausweiskopien, fur die Sie keine Rechtsgrundlage mehr haben
- Bereinigen Sie ehemalige Mieterakten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist
- Entfernen Sie Daten abgelehnter Mietbewerber nach Abschluss des Auswahlverfahrens
- Raumen Sie Ihr CRM auf - Kontakte, zu denen Sie keine Beziehung mehr haben
Schritt 3: Erstellen Sie Ihre Dokumente
- Datenschutzerklarung fur Ihre Website und Ihr Buro
- Verarbeitungsverzeichnis mit allen Verarbeitungstatigkeiten
- Auftragsverarbeitungsvertrage mit Ihrem CRM-Anbieter, Steuerberater und IT-Partner
- Aufbewahrungsrichtlinie pro Aktentyp
- Mieterinformation daruber, welche Daten Sie erheben und warum
Schritt 4: Schulen Sie Ihr Team und pflegen Sie die Compliance
Mitarbeiter, die Mieterakten verwalten, mussen wissen, welche Daten sie erheben durfen, wie lange sie diese aufbewahren und wie sie auf Auskunftsersuchen reagieren. Planen Sie eine jahrliche Auffrischung und verbinden Sie diese mit der Aktenbereinigung.
GDPRWise hilft Immobilienprofis, ihre Verarbeitungen zu dokumentieren und die richtigen Dokumente zu erstellen.