Persoonsgegevens zijn de kern van vastgoed
Vastgoedtransacties draaien om mensen en hun gegevens. Als makelaar, verhuurder of vastgoedbeheerder verwerk je dagelijks persoonsgegevens: identiteitsbewijzen van kopers en huurders, financiele gegevens voor kredietwaardigheidscontroles, huurovereenkomsten met NAW-gegevens, en vaak ook foto’s van bewoners.
De GDPR (ook wel AVG) stelt eisen aan hoe je met die gegevens omgaat.
Stap 1: Inventariseer je verwerkingen
Huurders en kopers:
- Identiteitsgegevens: naam, adres, geboortedatum, kopie identiteitsbewijs
- Financiele gegevens: inkomensbewijzen, bankgegevens, huurhistorie
- Huurovereenkomsten en bijlagen
- Communicatiegeschiedenis
Verkopers en verhuurders:
- Eigendomsgegevens en kadastrale informatie
- Contactgegevens en communicatie
- Financiele gegevens bij verkoop
Bedrijfsvoering:
- Personeelsgegevens van eigen medewerkers
- Website met contactformulier en woningzoekfunctie
- CRM-systeem met contactpersonen
Stap 2: Schoon je dossiers op
Vastgoedkantoren bewaren vaak meer gegevens dan nodig, en langer dan toegestaan:
- Verwijder kopieeen van identiteitsbewijzen waarvoor je geen wettelijke grondslag meer hebt
- Ruim oud-huurdersdossiers op na het verlopen van de bewaartermijn
- Verwijder gegevens van niet-gekozen kandidaat-huurders na afronding van de selectie
- Schoon je CRM op - contactpersonen waarmee je geen relatie meer hebt
Stap 3: Stel je documenten op
- Privacyverklaring voor je website en kantoor
- Verwerkingsregister met alle verwerkingsactiviteiten
- Verwerkersovereenkomsten met je CRM-leverancier, boekhouder en IT-partner
- Bewaartermijnenbeleid per type dossier
- Informatie voor huurders over welke gegevens je verzamelt en waarom
Stap 4: Train je team en onderhoud
Medewerkers die huurdersdossiers beheren moeten weten welke gegevens ze mogen opvragen, hoe lang ze die bewaren en hoe ze reageren op inzageverzoeken. Plan een jaarlijkse opfrisser en koppel die aan het opschonen van dossiers.
GDPRWise helpt vastgoedprofessionals om hun verwerkingen te documenteren en de juiste documenten te genereren.