Recht auf Loschung: Wann Mussen Sie Daten Loschen?

Das Recht auf Loschung

Das Recht auf Loschung, auch bekannt als “Recht auf Vergessenwerden”, gibt betroffenen Personen das Recht, Sie um die Loschung ihrer personenbezogenen Daten zu bitten. Das klingt einfach, aber in der Praxis ist es eines der schwierigsten Rechte, die korrekt zu handhaben sind.

Denn das Recht ist nicht absolut. Es gibt Situationen, in denen Sie loschen mussen, Situationen, in denen Sie ablehnen durfen, und Situationen, in denen Sie sogar verpflichtet sind abzulehnen.

Wann Sie loschen mussen

Sie sind verpflichtet, Daten zu loschen, wenn:

• Die Daten nicht mehr benotigt werden fur den Zweck, fur den Sie sie erhoben haben. Die Kundenbeziehung ist beendet und Sie haben keinen anderen Zweck mehr.
• Die betroffene Person ihre Einwilligung widerruft und keine andere Rechtsgrundlage vorliegt. Wenn Sie Daten auf Basis einer Einwilligung verarbeiten und diese widerrufen wird, mussen Sie loschen.
• Die betroffene Person Widerspruch einlegt gegen die Verarbeitung auf Basis eines berechtigten Interesses, und Ihr Interesse nicht uberwiegt.
• Die Daten unrechtmassig verarbeitet wurden. Wenn Sie keine gultige Rechtsgrundlage fur die Erhebung der Daten hatten.
• Eine gesetzliche Verpflichtung Sie zur Loschung verpflichtet.

Wann Sie ablehnen durfen

Sie durfen eine Loschungsanfrage ablehnen, wenn die Daten benotigt werden fur:

Gesetzliche Aufbewahrungspflicht

Buchhaltungsunterlagen mussen 7-10 Jahre aufbewahrt werden. Personalakten haben ihre eigenen Aufbewahrungsfristen. Solange eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht gilt, durfen Sie nicht loschen.

Geltendmachung von Rechtsanspruchen

Wenn Sie die Daten benotigen, um einen Rechtsstreit zu fuhren oder sich gegen eine Forderung zu verteidigen, durfen Sie sie aufbewahren.

Offentliche Gesundheit

Daten, die aus Grunden des offentlichen Interesses im Bereich der offentlichen Gesundheit benotigt werden.

Archivierung im offentlichen Interesse

Daten, die zu Archivzwecken, fur wissenschaftliche oder historische Forschung oder fur statistische Zwecke aufbewahrt werden.

Meinungsfreiheit

Wenn die Loschung die Ausubung des Rechts auf freie Meinungsausserung und Information behindern wurde.

So bearbeiten Sie eine Loschungsanfrage

1. Registrieren und verifizieren

Wie bei einer Auskunftsanfrage: registrieren Sie die Anfrage, uberprufen Sie die Identitat und notieren Sie das Datum.

2. Bewerten Sie pro Datenkategorie

Prufen Sie pro Kategorie von Daten, ob Sie einen Grund fur die Aufbewahrung haben:

Daten	Aufbewahrungspflicht?	Massnahme
Rechnungen mit Name/Adresse	Ja (7-10 Jahre steuerlich)	Ablehnen, begrunden
CRM-Notizen	Nein	Loschen
E-Mail-Korrespondenz	Moglicherweise (laufender Rechtsstreit)	Einzelfallprufung
Newsletter-Adresse	Nein (Einwilligung widerrufen)	Loschen
Personalakte	Teilweise (2-10 Jahre)	Pro Dokument bewerten

3. Informieren Sie Dritte

Wenn Sie die Daten mit anderen Parteien geteilt haben (Auftragsverarbeiter, Empfanger), mussen Sie diese ebenfalls daruber informieren, dass die Daten geloscht werden mussen.

4. Antworten Sie innerhalb eines Monats

Informieren Sie die betroffene Person uber Ihre Entscheidung:

• Bei Loschung: bestatigen Sie, welche Daten Sie geloscht haben
• Bei (teilweiser) Ablehnung: erklaren Sie, welche Daten Sie aufbewahren und auf welcher Grundlage

5. Dokumentieren

Halten Sie fest, was Sie geloscht haben, was Sie aufbewahrt haben und warum. Dies ist Ihr Nachweis im Falle einer Beschwerde.

Die Tucke der teilweisen Loschung

In der Praxis ist die Antwort auf eine Loschungsanfrage selten “alles loschen” oder “nichts loschen”. Meistens lautet sie: einen Teil loschen und einen Teil mit einem gultigen Grund aufbewahren. Das ist vollig in Ordnung, aber kommunizieren Sie es klar gegenuber der betroffenen Person.