GDPR-conforme Voettekst voor je Zakelijke E-mails

Waarom een privacyverwijzing in je e-mail?

Elke keer dat je een zakelijke e-mail verstuurt, verwerk je persoonsgegevens: het e-mailadres van de ontvanger, en vaak ook naam, bedrijf en andere contactgegevens. De GDPR verplicht je om betrokkenen te informeren over hoe je hun gegevens verwerkt.

De eenvoudigste manier om dat te doen: een korte verwijzing naar je privacyverklaring in je e-mailvoettekst. Het kost je vijf minuten om in te stellen en dekt een belangrijk deel van je informatieplicht.

Het sjabloon

Hier is een kant-en-klaar sjabloon dat je kunt aanpassen aan je bedrijf:

Optie 1: Minimaal

[Bedrijfsnaam] respecteert je privacy.
Lees ons privacybeleid: [link naar privacyverklaring]

Optie 2: Standaard

---
Dit bericht kan vertrouwelijke informatie bevatten en is uitsluitend bestemd
voor de geadresseerde. Als je dit bericht per vergissing hebt ontvangen,
verzoeken wij je dit te melden en het bericht te verwijderen.

[Bedrijfsnaam] verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de GDPR.
Meer informatie: [link naar privacyverklaring]

Optie 3: Uitgebreid

---
[Voornaam Achternaam] | [Functie]
[Bedrijfsnaam]
[Adres] | [Telefoon] | [Website]

Wij hechten waarde aan je privacy. [Bedrijfsnaam] verwerkt persoonsgegevens
conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).
Lees ons privacybeleid op [link naar privacyverklaring].

Als je geen communicatie meer van ons wenst te ontvangen, neem dan contact
met ons op via [e-mailadres].

Waar moet je op letten?

De link moet werken

Klinkt voor de hand liggend, maar controleer regelmatig of de link naar je privacyverklaring nog werkt. Een dode link is erger dan geen link.

Pas het aan bij wijzigingen

Als je je privacyverklaring verhuist naar een andere URL, update dan ook je e-mailvoettekst. Dit wordt vaak vergeten.

Stel het centraal in

Configureer de voettekst centraal in je e-mailsysteem (Microsoft 365, Google Workspace) zodat elke medewerker automatisch de juiste voettekst krijgt. Dat voorkomt dat iedereen zijn eigen versie maakt, of het helemaal vergeet.

Vergeet automatische e-mails niet

Naast je gewone e-mails verstuur je waarschijnlijk ook:

• Bevestigingsmails van bestellingen of aanmeldingen
• Factuur-e-mails vanuit je boekhoudsoftware
• Nieuwsbrieven vanuit je e-mailtool
• Notificaties vanuit je CRM of helpdesk

Al deze e-mails moeten een verwijzing naar je privacyverklaring bevatten. Bij nieuwsbrieven is daarnaast een uitschrijflink verplicht.

Een kleine moeite met grote impact

Een GDPR-conforme e-mailvoettekst instellen kost je vijf minuten. Het toont aan dat je serieus omgaat met privacy, het informeert je contacten over hun rechten en het beschermt je bij een eventuele klacht.