Recht op Rectificatie: Persoonsgegevens Corrigeren

Wat is een rectificatieverzoek?

Op grond van artikel 16 van de GDPR (in Nederland en Belgie ook bekend als de AVG) heeft iedere persoon het recht om onjuiste persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging te laten corrigeren. Ook heeft men het recht om onvolledige gegevens aan te laten vullen.

In de praktijk is het vaak simpel: “Mijn achternaam staat fout in jullie systeem” of “Jullie hebben nog mijn oude adres.” Maar een correcte afhandeling vereist een duidelijk proces.

Stap 1: Registreer het verzoek

Zodra het verzoek binnenkomt, noteer je:

• Wie het verzoek doet
• Wanneer je het hebt ontvangen (de termijn van een maand begint nu)
• Via welk kanaal het binnenkwam
• Welke gegevens volgens de verzoeker onjuist zijn
• Wat de juiste gegevens zouden moeten zijn

Stap 2: Verifieer de identiteit

Voordat je gegevens wijzigt, moet je zeker weten dat het verzoek van de juiste persoon komt. Als iemand zich voordoet als een klant en het e-mailadres laat wijzigen, is dat een datalek.

Hoe verifieer je?

• Als de persoon een account heeft: laat het verzoek bevestigen via dat account
• Als je de persoon kent (bijv. een medewerker): bevestiging via het bekende e-mailadres is voldoende
• Bij onbekende personen: vraag om een kopie van een identiteitsbewijs met het BSN en de foto afgeschermd

Stap 3: Controleer of de correctie klopt

Deze stap wordt vaak overgeslagen. Controleer voordat je de wijziging doorvoert of de nieuwe gegevens daadwerkelijk juist zijn.

Praktische voorbeelden:

• Bij een adreswijziging kun je vragen om een recent poststuk of officieel document
• Bij een naamswijziging (bijv. na huwelijk) is een huwelijksakte of bijgewerkt ID redelijk
• Bij een simpele typefout is de context meestal voldoende

Je hoeft niet voor elke kleine correctie bewijs te eisen. Houd het proportioneel. Een typefout in een voornaam vereist niet hetzelfde bewijs als het wijzigen van een volledig identiteitsrecord.

Stap 4: Voer de correctie door

Pas de gegevens aan in alle systemen waar de onjuiste gegevens staan:

• CRM-systeem - klantgegevens, notities
• E-mailmarketing - mailinglijsten, contactgegevens
• Boekhouding - facturen, betalingsgegevens
• HR-systeem - als het een medewerker betreft
• Website - accountprofielen, formulierdata
• Papieren dossiers - contracten, correspondentie

Wees grondig. Als je gegevens in je CRM corrigeert maar de mailinglijst vergeet, verwerk je nog steeds onjuiste gegevens.

Stap 5: Informeer ontvangers (artikel 19)

Dit is de stap die de meeste organisaties missen. Op grond van artikel 19 moet je iedere ontvanger aan wie je de onjuiste gegevens hebt verstrekt op de hoogte stellen, tenzij dit onmogelijk blijkt of onevenredige inspanning kost.

Denk aan:

• Partners of verwerkers die de gegevens hebben ontvangen
• Derden met wie je hebt gedeeld (bijv. een bezorgdienst met het verkeerde adres)
• Andere groepsmaatschappijen die een kopie hebben

Je moet de betrokkene ook informeren over deze ontvangers als die daarom vraagt.

Stap 6: Reageer naar de betrokkene

Stuur binnen een maand een duidelijke reactie:

• Bevestig welke gegevens zijn gecorrigeerd
• Leg uit wat je hebt gewijzigd en in welke systemen
• Vermeld dat ontvangers zijn geinformeerd (of leg uit waarom niet)

Veelvoorkomende scenario’s

Scenario	Wat te doen
Typefout in naam	Corrigeer in alle systemen, meestal geen bewijs nodig
Verouderd adres	Vraag om bevestiging van het nieuwe adres, overal aanpassen
Verkeerd e-mailadres	Verifieer via het juiste e-mailadres, alle lijsten bijwerken
Onvolledige gegevens	Voeg de ontbrekende informatie toe (bijv. ontbrekende tussenvoegsel)
Naamswijziging na huwelijk	Redelijk om een ondersteunend document te vragen
Betwiste feitelijke gegevens	Beoordeel het bewijs, overweeg beperking tijdens onderzoek

Wat als de gegevens van een derde partij komen?

Als je de gegevens niet zelf hebt verzameld maar van een andere bron hebt ontvangen, moet je ze alsnog corrigeren. Je moet ook de bron informeren over de onjuistheid zodat zij hun eigen gegevens kunnen aanpassen.

Als je de juistheid van de nieuwe gegevens niet kunt verifieren omdat je afhankelijk bent van de oorspronkelijke bron, leg dit dan uit aan de betrokkene en overweeg om de verwerking van de betwiste gegevens te beperken totdat het is opgelost.

Veelgestelde vragen

Kan ik een rectificatieverzoek weigeren?

Alleen als je kunt aantonen dat de gegevens daadwerkelijk juist zijn. Bijvoorbeeld als een klant beweert dat zijn geboortedatum fout is, maar jouw gegevens overeenkomen met de oorspronkelijke ID-verificatie. Documenteer altijd je motivering en informeer de verzoeker over het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wat als ik het niet eens ben met de correctie?

Als de juistheid van de gegevens wordt betwist, kan de betrokkene verzoeken om beperking van de verwerking terwijl je onderzoek doet. Beoordeel het bewijs eerlijk. Als je na onderzoek nog steeds weigert, leg dan schriftelijk uit waarom.

Moet ik gegevens in back-ups ook corrigeren?

Je hoeft niet elke historische back-up retroactief aan te passen. Zorg er wel voor dat bij een restore de gecorrigeerde gegevens de onjuiste versie overschrijven. Documenteer je aanpak voor back-upcorrecties in je verwerkingsprocedures.