Warum ist eine Datenschutzerklaerung Pflicht?
Die DSGVO verlangt, dass Sie betroffene Personen darueber informieren, wie Sie deren personenbezogene Daten verarbeiten. Die Datenschutzerklaerung ist das Mittel dafuer.
Es geht nicht um ein juristisches Dokument, das niemand liest. Es geht darum, klar und ehrlich zu kommunizieren ueber:
- Welche Daten Sie erheben
- Warum Sie sie erheben
- Was Sie damit machen
- Wie lange Sie sie aufbewahren
- Welche Rechte Betroffene haben
Was muss sie enthalten?
Die DSGVO (Artikel 13 und 14) schreibt genau vor, welche Informationen Sie bereitstellen muessen. Nachfolgend die Pflichtbestandteile:
1. Wer sind Sie?
Name und Kontaktdaten Ihrer Organisation (der Verantwortliche). Falls Sie einen Datenschutzbeauftragten (DSB) haben, auch dessen Kontaktdaten.
2. Welche Daten erheben Sie?
Seien Sie konkret. Nicht “persoenliche Informationen”, sondern:
- Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (ueber Kontaktformular)
- IP-Adresse, Browsertyp, besuchte Seiten (ueber Analytics)
- Zahlungsdaten (ueber den Bestellprozess)
- Mitarbeiterdaten (ueber HR-Prozesse)
3. Wofuer verwenden Sie die Daten?
Pro Datenkategorie den Zweck angeben. Beispiele:
- “Um Ihre Anfrage ueber das Kontaktformular zu beantworten”
- “Um Ihre Bestellung zu bearbeiten und zu versenden”
- “Um unsere Website anhand von Nutzungsstatistiken zu verbessern”
- “Um unseren Newsletter zu versenden (nur mit Ihrer Einwilligung)“
4. Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten Sie?
Die DSGVO kennt sechs Rechtsgrundlagen. Die am haeufigsten genutzten fuer KMU:
- Einwilligung (z.B. Newsletter, Marketing-Cookies)
- Vertragsdurchfuehrung (z.B. Bestellabwicklung)
- Gesetzliche Verpflichtung (z.B. buchhalterische Aufbewahrungspflicht)
- Berechtigtes Interesse (z.B. Sicherheit, Analytics)
5. Mit wem teilen Sie die Daten?
Alle Parteien, die Zugang zu den Daten haben:
- Ihr Steuerberater
- Ihr E-Mail-Marketing-Tool (Mailchimp, ActiveCampaign)
- Ihr Hosting-Anbieter
- Google Analytics (falls genutzt)
- Zahlungsanbieter (Mollie, Stripe)
Geben Sie an, ob Daten ausserhalb der EU verarbeitet werden.
6. Wie lange bewahren Sie die Daten auf?
Pro Datentyp die Aufbewahrungsdauer:
- Kundendaten: Dauer der Geschaeftsbeziehung + 2 Jahre
- Rechnungsdaten: 7 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht)
- Kontaktformular: 2 Jahre nach letztem Kontakt
- Analytics-Daten: maximal 26 Monate
7. Welche Rechte haben Betroffene?
Verweisen Sie auf die Rechte unter der DSGVO:
- Recht auf Auskunft
- Recht auf Berichtigung
- Recht auf Loeschung
- Recht auf Einschraenkung
- Recht auf Datenuebertragbarkeit
- Widerspruchsrecht
Geben Sie an, wie Betroffene diese Rechte ausueben koennen (E-Mail-Adresse, Kontaktformular) und dass sie eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehoerde einreichen koennen.
8. Cookies
Wenn Ihre Website Cookies setzt, beschreiben Sie welche Cookies, zu welchem Zweck und wie Besucher ihre Einwilligung widerrufen koennen. Dies kann in der Datenschutzerklaerung selbst oder in einer separaten Cookie-Richtlinie erfolgen.
Haeufige Fehler
- Aus dem Internet kopiert ohne Anpassung an die eigene Situation - eine generische Erklaerung, die nicht zum Unternehmen passt, ist schlimmer als keine Erklaerung
- Juristischer Fachjargon, den niemand versteht - schreiben Sie in der Sprache Ihrer Zielgruppe
- Veraltet, weil Sie ein neues Tool eingefuehrt, aber die Erklaerung nicht aktualisiert haben
- Schwer auffindbar auf Ihrer Website - platzieren Sie einen Link im Footer jeder Seite
- Keine separate Erklaerung fuer Mitarbeiter - Ihre Beschaeftigten haben dasselbe Recht auf Information wie Ihre Kunden
Checkliste
- Ihre Erklaerung nennt Ihren Firmennamen und Kontaktdaten
- Sie beschreiben konkret, welche Daten Sie erheben und wofuer
- Sie nennen die Rechtsgrundlage pro Verarbeitung
- Sie listen alle Parteien auf, mit denen Sie Daten teilen
- Sie beschreiben die Aufbewahrungsfristen
- Sie informieren Betroffene ueber ihre Rechte
- Sie geben an, wie Betroffene Kontakt aufnehmen koennen
- Sie erwaehnen das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehoerde
- Die Erklaerung ist in klarer, verstaendlicher Sprache verfasst
- Die Erklaerung ist leicht auf Ihrer Website auffindbar (Link im Footer)
GDPRWise scannt Ihre Website, erkennt welche Daten Sie verarbeiten und mit wem Sie sie teilen, und generiert automatisch eine Datenschutzerklaerung, die zu Ihrer Situation passt.