DSGVO im Mietsektor: keine Ausnahme
Als Vermieter arbeiten Sie taeglich mit personenbezogenen Daten. Name, Adresse, Einkommensnachweise, Kopie des Personalausweises, Bankdaten - Sie erheben alles. Und das bedeutet, dass die DSGVO auf Sie zutrifft.
Dennoch gehen viele Vermieter, besonders private, davon aus, dass die DSGVO nicht fuer sie gilt. “Ich bin kein Unternehmen,” hoert man dann. Oder: “Ich habe nur zwei Wohnungen.” Aber die DSGVO unterscheidet nicht zwischen gross und klein. Sie unterscheidet zwischen persoenlich und professionell.
Der spanische Fall: 1.200 EUR Bussgeld fuer einen Vermieter
Im Jahr 2022 verhoengte die spanische Aufsichtsbehoerde (AEPD) ein Bussgeld von 1.200 EUR gegen einen privaten Vermieter. Der Grund: Der Vermieter hatte personenbezogene Daten eines Mieters (Ausweis, Einkommensnachweise, Bankdaten) erhoben, ohne den Mieter ueber die Verarbeitung zu informieren.
Konkret fehlte Folgendes:
- Keine Information ueber den Zweck der Datenverarbeitung
- Keine Angabe der Rechtsgrundlage
- Keine Information ueber die Aufbewahrungsfrist
- Kein Verweis auf die Rechte des Mieters (Auskunft, Berichtigung, Loeschung)
Der Vermieter haette einfach ein kurzes Datenschutzdokument dem Mietvertrag beifuegen sollen. Das haette ihn eine halbe Stunde gekostet. Das Bussgeld kostete ihn 1.200 EUR.
Dies ist kein Einzelfall. Aufsichtsbehoerden in ganz Europa schauen zunehmend auf den Immobiliensektor, gerade weil vielen Vermietern ihre Pflichten nicht bewusst sind.
Die Haushaltsausnahme: wann gilt sie?
Die DSGVO kennt eine “Haushaltsausnahme” (Artikel 2(2)(c)). Diese besagt, dass die DSGVO nicht fuer Verarbeitungen durch eine Person im Rahmen rein persoenlicher oder haushaltsbezogener Taetigkeiten gilt.
Aber wann ist Vermietung “rein persoenlich”?
Moeglicherweise ausgenommen:
- Sie vermieten ein Zimmer in Ihrer eigenen Wohnung an einen Mitbewohner
- Sie vermieten gelegentlich ein Ferienhaus an Familie oder Freunde
Nicht ausgenommen:
- Sie vermieten strukturell mehrere Objekte an Dritte
- Sie arbeiten mit einem Makler oder Immobilienverwalter
- Sie schalten Anzeigen auf Plattformen wie ImmoScout24, Immowelt oder WG-Gesucht
- Sie fuehren eine strukturierte Verwaltung von Mietern und Zahlungen
Die Faustregel: Sobald Ihre Vermietungstaetigkeit einen organisierten Charakter hat, gilt die DSGVO. Sie vermieten 10 Wohnungen? Keine Diskussion. Sie vermieten 1 ueber eine Plattform? Wahrscheinlich auch.
Welche Daten duerfen Sie erheben?
Der Grundsatz der Datenminimierung (Artikel 5 DSGVO) legt fest, dass Sie nur Daten erheben duerfen, die fuer den Zweck erforderlich sind. Fuer die Vermietung bedeutet das:
Erlaubt
- Name und Kontaktdaten - fuer den Mietvertrag erforderlich
- Personalausweis - zur Identitaetspruefung (einsehen, nicht kopieren, es sei denn gesetzlich vorgeschrieben)
- Einkommensnachweise - zur Beurteilung, ob der Mieter die Miete bezahlen kann (Gehaltsabrechnungen, Arbeitsvertrag)
- Bankdaten - fuer den Mieteinzug
- Miethistorie/Referenzen - relevant fuer die Mieterbeurteilung
Nicht erlaubt
- Medizinische Daten - nicht relevant fuer die Vermietung
- Religion, politische Praeferenz, sexuelle Orientierung - besondere Kategorien, die Sie nie erfragen duerfen
- Social-Media-Profile - nicht fuer den Mietvertrag erforderlich
- Fuehrungszeugnis - private Vermieter duerfen dies nicht anfordern
- Uebermassiges Kopieren - eine vollstaendige Akte mit allen Kontoauszuegen der letzten 5 Jahre ist unverhaeltnismaessig
Was muessen Sie als Vermieter regeln?
1. Informieren Sie Ihre Mieter
Fuegen Sie dem Mietvertrag ein kurzes Datenschutzdokument bei. Geben Sie an:
- Welche Daten Sie erheben und warum
- Die Rechtsgrundlage (in der Regel: Erfuellung des Mietvertrags)
- Wie lange Sie die Daten aufbewahren
- Die Rechte des Mieters (Auskunft, Berichtigung, Loeschung)
- Ihre Kontaktdaten fuer Datenschutzfragen
2. Begrenzen Sie, was Sie erheben
Fragen Sie nur, was Sie wirklich benoetigen. Eine Gehaltsabrechnung zur Einkommenspruefung? In Ordnung. Alle Kontoauszuege des letzten Jahres? Uebertrieben.
3. Legen Sie Aufbewahrungsfristen fest
- Waehrend des Mietvertrags: alle fuer die Erfuellung erforderlichen Daten
- Nach Ende des Mietvertrags: Finanzunterlagen maximal 7 Jahre (Steuergesetzgebung), alle uebrigen Daten loeschen
- Abgelehnte Mietinteressenten: Daten innerhalb von 4 Wochen loeschen, es sei denn, eine laengere Frist wurde vereinbart
4. Sichern Sie die Daten
Speichern Sie Mieterakten nicht in einem ungesicherten Ordner auf Ihrem Desktop. Verwenden Sie mindestens:
- Passwortschutz fuer digitale Dateien
- Eingeschraenkten Zugriff (nur Sie und gegebenenfalls Ihr Verwalter)
- Einen abschliessbaren Schrank fuer Papierakten
5. Vorsicht bei Immobilienplattformen
Wenn Sie eine externe Plattform oder einen Makler nutzen, der Zugang zu Mieterdaten hat, benoetigen Sie moeglicherweise einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Pruefen Sie, ob die Plattform bereits einen in ihren AGB anbietet.
Zusammenfassung: die drei grossen Fehler von Vermietern
- Nicht informieren - Mieter nicht darueber informieren, was Sie mit ihren Daten tun (genau der Fehler aus dem spanischen Fall)
- Zu viel erheben - alles “vorsichtshalber” anfordern, obwohl es nicht erforderlich ist
- Nie loeschen - Mieterakten jahrelang nach Vertragsende aufbewahren
Keiner dieser Fehler ist schwer zu vermeiden. Ein kurzes Datenschutzdokument, eine bewusste Datenauswahl und eine jaehrliche Bereinigung reichen aus, um die Grundlagen in Ordnung zu bringen.
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