Sie mussen nicht selbst herausfinden, was zu dokumentieren ist
Die DSGVO verpflichtet Sie, festzuhalten, welche personenbezogenen Daten Sie verarbeiten und warum. Das klingt nach einer riesigen Aufgabe, ist aber machbar. GDPRWise ubernimmt die Hauptarbeit: Basierend auf Ihrer Branche und Ihrem Unternehmenstyp schlagt die Plattform automatisch eine Liste relevanter Verarbeitungstatigkeiten vor. Sie bestatigen einfach, was Sie tatsachlich tun, passen an, wo notig, und erganzen fehlende Prozesse.
Drei Dossiers, drei Blickwinkel
GDPRWise verteilt Ihre Verarbeitungstatigkeiten auf drei Dossiers. Jedes Dossier betrachtet Ihre Datenverarbeitung aus einem anderen Blickwinkel:
Kundendossier
Alles, was mit personenbezogenen Daten Ihrer Kunden und Interessenten zu tun hat:
- Angebote und Rechnungen - Namen, Adressen, Steuernummern, Zahlungsdaten
- CRM und Kundenverwaltung - Kontaktdaten, Kommunikationshistorie, Notizen
- Newsletter und Marketing - E-Mail-Adressen, Praferenzen, Offnungs- und Klickverhalten
- Kundenservice - Tickets, Beschwerden, Chat-Gesprache
- Website und Analytics - IP-Adressen, Cookie-Daten, Formulareinreichungen
Personaldossier
Daten Ihrer Mitarbeiter, Bewerber und eventueller Freiberufler:
- Gehaltsabrechnung - Bankdaten, Gehaltsabrechnungen, Steuerinformationen
- Personalverwaltung - Arbeitsvertrage, Beurteilungen, Krankmeldungen
- Recruiting - Lebenslaufe, Anschreiben, Assessment-Ergebnisse
- Zugangsmanagement - Anmeldedaten, Ausweise, Zeiterfassung
- Interne Kommunikation - E-Mail, interne Nachrichten, Team-Chats
Drittanbieter-Dossier
Alle Parteien ausserhalb Ihres Unternehmens, mit denen Sie Daten teilen:
- Steuerberater - Finanzdaten von Kunden und Mitarbeitern
- Softwareanbieter - CRM, E-Mail-Tool, Cloud-Speicher, Analytics
- Externe Dienstleister - Anwalt, Versicherer, Betriebsarzt
- Soziale Medien und Werbung - uber Pixel und Integrationen geteilte Daten
Wie funktioniert es in der Praxis?
Wenn Sie ein Dossier in GDPRWise offnen, sehen Sie sofort eine Liste vorgeschlagener Prozesse, die fur Ihre Branche typisch sind. Ein Gastronomiebetrieb erhalt andere Vorschlage als ein Steuerbuero oder ein Online-Shop.
Pro Prozess geben Sie an:
- Welche Daten Sie verarbeiten
- Warum Sie das tun (der Zweck)
- Die Rechtsgrundlage
- Wie lange Sie die Daten aufbewahren
GDPRWise unterstutzt Sie bei jedem Schritt mit Beispielantworten und Erlauterungen. Juristische Kenntnisse sind nicht erforderlich.
Praktische Tipps fur den Einstieg
Beginnen Sie mit dem, was Sie kennen. Die meisten Unternehmer starten mit dem Kundendossier, weil sie es am besten kennen. Schliessen Sie dieses Dossier ab, bevor Sie das nachste angehen.
Offnen Sie Ihre echten Tools. Melden Sie sich bei Ihrem CRM, Ihrer Buchhaltungssoftware und Ihrem E-Mail-Tool an. Prufen Sie, welche Daten dort tatsachlich gespeichert sind. Das gibt Ihnen ein wesentlich besseres Bild, als alles aus dem Gedachtnis aufzulisten.
Versuchen Sie nicht, alles auf einmal zu erledigen. Sie konnen ein Dossier speichern und spater zuruckkommen. Planen Sie zwei oder drei kurze Sitzungen statt eines langen Nachmittags. Nach der ersten Sitzung haben Sie den Rhythmus gefunden und es geht immer schneller.
Unsicher, ob ein Prozess dazugehort? Nehmen Sie ihn auf. Es ist besser, einen Prozess zu viel zu dokumentieren als einen zu wenig. Streichen konnen Sie spater immer noch.
GDPRWise schlagt automatisch branchenspezifische Prozesse vor. Bestatigen Sie, was Sie tun, erganzen Sie wo notig und bauen Sie Schritt fur Schritt Ihr vollstandiges Dossier auf.