Sie teilen mehr Daten als Sie denken
Stellen Sie sich die Frage: Mit wie vielen externen Parteien teilen Sie personenbezogene Daten Ihrer Kunden, Mitarbeiter oder Website-Besucher? Die meisten Unternehmer schatzen drei oder vier. In Wirklichkeit liegt die Zahl bei einem durchschnittlichen KMU zwischen 10 und 30.
Ihr Steuerberater sieht Kundendaten. Ihr E-Mail-Tool verarbeitet E-Mail-Adressen. Ihr CRM speichert die Kontakthistorie. Ihre Website sendet Daten an Google Analytics. Ihr Hosting-Anbieter hat Zugriff auf Serverprotokolle. Und dann haben wir den Betriebsarzt, den Versicherer oder das Rechnungstool noch nicht einmal erwahnt.
Gemaess der DSGVO sind Sie verantwortlich fur das, was all diese Parteien mit den Daten tun. Und das beginnt damit, zu wissen, wer sie sind.
Vier Kategorien fur mehr Ubersicht
GDPRWise unterteilt Ihre Drittparteien in vier Kategorien. Das macht es uberschaubar und hilft Ihnen, systematisch zu arbeiten.
1. Professionelle Dienstleister
Parteien, die Sie fur bestimmte Aufgaben beauftragen und dabei personenbezogene Daten verarbeiten:
- Steuerberater - sieht Finanzdaten, Gehaltsabrechnungen, Steuernummern
- Anwalt oder Rechtsberater - erhalt Fallakten bei Streitigkeiten
- Betriebsarzt - verarbeitet Gesundheitsdaten der Mitarbeiter
- Versicherer - erhalt Personal- und Unternehmensdaten
2. Online-Tools und Software
Die digitalen Werkzeuge, die Sie taglich nutzen und die Daten speichern oder verarbeiten:
- CRM-System - Kundendaten, Kontakthistorie, Notizen
- E-Mail-Tool - E-Mail-Adressen, Offnungs- und Klickverhalten, Listen
- Buchhaltungssoftware - Rechnungsdaten, Kunden- und Lieferantendaten
- Projektmanagement - Aufgabenbeschreibungen, Teamkommunikation
- Cloud-Speicher - Dokumente, Dateien, Backups
3. Soziale Medien und Werbung
Plattformen, auf denen Sie Daten teilen, oft ohne es zu bemerken:
- Facebook und Instagram - Pixel, Custom Audiences, Lead-Formulare
- LinkedIn - Unternehmensseiten-Analytics, Werbe-Targeting
- Google Ads - Conversion-Tracking, Remarketing, Keyword-Daten
- TikTok und YouTube - Pixel, Analytics, Werbekampagnen
4. Hosting und Infrastruktur
Die technische Basis, auf der Ihr Unternehmen lauft:
- Webhosting-Anbieter - Serverprotokolle, IP-Adressen, E-Mail-Verkehr
- IT-Administrator - Zugriff auf Systeme und Daten
GDPRWise erstellt Ihre Auftragsverarbeitungsvertrage
Fur jede Drittpartei, die in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet, benotigen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Das ist eine gesetzliche Pflicht. GDPRWise macht es einfach: Die Plattform erstellt automatisch einen professionellen AVV, den Sie direkt an die betreffende Partei senden konnen.
Jeder erstellte Vertrag enthalt alle Pflichtbestandteile:
- Welche Daten verarbeitet werden
- Der Zweck der Verarbeitung
- Die erwarteten Sicherheitsmassnahmen
- Was bei Beendigung der Zusammenarbeit geschieht
Viele grosse Softwareanbieter haben bereits einen eigenen AVV. GDPRWise hilft Ihnen auch, diesen anzufordern und in Ihrem Dossier zu registrieren.
Bauen Sie Ihr Dossier Schritt fur Schritt auf
Sie mussen nicht alle Drittparteien auf einmal erfassen. Arbeiten Sie Kategorie fur Kategorie:
- Beginnen Sie mit Ihren Online-Tools - prufen Sie Ihr E-Mail-Tool, CRM und Ihre Buchhaltungssoftware
- Fugen Sie Ihre professionellen Dienstleister hinzu - Steuerberater, Anwalt, Betriebsarzt
- Prufen Sie Ihre Website - GDPRWise erkennt automatisch viele externe Skripte und Tools
- Vergessen Sie das Hosting nicht - Ihr Webhoster und IT-Administrator verarbeiten fast immer Daten
Pro Partei erfassen Sie, welche Daten sie verarbeiten, warum, und ob Sie bereits einen AVV haben. GDPRWise verfolgt, welche Vertrage noch fehlen, und erinnert Sie daran.
Es ist nicht kompliziert und muss nicht alles auf einmal erledigt werden. Das Wichtigste ist, dass Sie anfangen.
GDPRWise hilft Ihnen, jede externe Partei zu identifizieren, die Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten hat - inklusive automatisch erstellter Auftragsverarbeitungsvertrage.