Struktur in Ihren Datenschutzansatz bringen
Datenschutz-Compliance ist mehr als das Abarbeiten einer Checkliste. Es braucht einen strukturellen Ansatz: Wer ist verantwortlich, welche Prozesse gibt es, wie reagieren Sie auf Vorfaelle und wie halten Sie alles aktuell? Ein Datenschutz-Governance-Rahmen beantwortet diese Fragen.
Das klingt vielleicht nach etwas fuer Grossunternehmen, aber auch fuer KMU ist ein einfacher Rahmen wertvoll. Es muss kein umfangreiches Dokument sein - es muss lediglich klar machen, wie Ihre Organisation mit personenbezogenen Daten umgeht.
Die vier Saeulen
1. Verantwortlichkeiten
Wer ist in Ihrer Organisation fuer den Datenschutz verantwortlich?
- Gesamtverantwortung - in der Regel der Geschaeftsfuehrer oder Inhaber. Er traegt die formale Verantwortung fuer die DSGVO-Compliance
- Operative Verantwortung - die Person, die das Thema im Alltag betreut. In GDPRWise ist dies der DSGVO-Koordinator
- Mitarbeiter - jeder, der mit personenbezogenen Daten arbeitet, hat eine Rolle. Er muss wissen, was erlaubt ist und was nicht
- Externe Parteien - Lieferanten und Partner, mit denen Sie Daten teilen, muessen ebenfalls die Regeln einhalten
2. Richtliniendokumente
Die Dokumente, die festhalten, wie Ihre Organisation mit personenbezogenen Daten umgeht:
- Datenschutzerklaerung - informiert Betroffene darueber, wie Sie deren Daten verarbeiten
- Interne Datenschutzrichtlinie - beschreibt die Regeln fuer Mitarbeiter
- Verfahren bei Datenschutzverletzungen - beschreibt, was Sie bei einem Sicherheitsvorfall tun
- Aufbewahrungsrichtlinie - legt fest, wie lange Sie welche Daten speichern
- Verarbeitungsverzeichnis - dokumentiert alle Ihre Verarbeitungstaetigkeiten
GDPRWise generiert die meisten dieser Dokumente automatisch auf Basis Ihrer Dossiers.
3. Prozesse
Die Verfahren, die Sie in bestimmten Situationen befolgen:
- Auskunftsersuchen - wie reagieren Sie, wenn jemand seine Daten einsehen oder loeschen lassen moechte?
- Datenschutzverletzungen - wie erkennen, bewerten und melden Sie eine Verletzung?
- Neue Verarbeitungen - wie pruefen Sie, ob ein neues Tool oder ein neuer Prozess DSGVO-konform ist?
- Beschwerden - wie gehen Sie mit Datenschutzbeschwerden um?
4. Review und Verbesserung
Datenschutz ist kein einmaliges Projekt:
- Jaehrliches Review - pruefen Sie mindestens einmal jaehrlich, ob Ihre Richtlinien und Dossiers noch aktuell sind
- Bei Aenderungen - aktualisieren Sie Ihre Dokumentation bei neuen Tools, Prozessen oder Personalwechseln
- Nach Vorfaellen - evaluieren Sie nach jedem Vorfall, ob Ihre Prozesse verbessert werden muessen
- Regulatorische Aenderungen - verfolgen Sie Aenderungen in der Datenschutzgesetzgebung. GDPRWise informiert Sie darueber
Wie fangen Sie an?
Wenn Sie GDPRWise bereits nutzen, haben Sie einen grossen Teil des Rahmens schon aufgebaut:
- Ihre Dossiers bilden die Grundlage Ihres Verarbeitungsverzeichnisses
- Ihre Dokumente (Datenschutzerklaerung, AVV) werden automatisch generiert
- Ihr DSGVO-Koordinator ist Ihr operativer Verantwortlicher
- Der Compliance-Score zeigt Ihnen, wo Sie stehen und was noch zu tun ist
Was Sie ergaenzen, ist eine Vereinbarung ueber regelmaessige Reviews und ein Verfahren fuer Vorfaelle und Anfragen. Das muss kein umfangreiches Dokument sein - eine Seite mit klaren Vereinbarungen ist ein guter Anfang.
GDPRWise liefert Ihnen die Bausteine fuer einen Datenschutz-Governance-Rahmen: Dossiers, Dokumente, Rollenverteilung und Compliance-Monitoring.