L’idee recue
“Nous avons tout migre dans le cloud, donc nous sommes couverts par le RGPD. Les donnees sur notre serveur local et dans nos classeurs ? Ce n’est pas du territoire RGPD.”
Cette idee recue nait de l’association entre RGPD et technologie. Parce que le RGPD est souvent discute dans le contexte des sites web, des cookies et des services cloud, beaucoup d’entrepreneurs concluent qu’il ne s’applique qu’aux donnees numeriques dans le cloud.
Mais le RGPD est technologiquement neutre.
Ce que dit reellement la loi
Le RGPD s’applique au traitement de donnees personnelles “automatise en tout ou en partie” ET au “traitement non automatise de donnees personnelles contenues ou appelees a figurer dans un fichier”.
Cette derniere partie est cruciale. Un fichier est tout ensemble structure de donnees personnelles accessibles selon des criteres specifiques. Votre classeur avec les dossiers clients classes alphabetiquement ? C’est un fichier. Votre tiroir de bureau avec les contrats du personnel tries par departement ? Fichier aussi.
Ou se trouvent reellement les donnees personnelles dans votre entreprise
Sur papier
- Dossiers du personnel dans des classeurs
- Fiches clients ou bons de commande
- Contrats signes avec noms et adresses
- Notes de reunions avec des details personnels
- Cartes de visite collectees lors d’evenements
Sur les systemes locaux
- Tableurs sur votre ordinateur
- Documents sur votre serveur local
- E-mails stockes localement
- Documents scannes sur des lecteurs partages
Dans le cloud
- Systeme CRM
- Messagerie cloud (Gmail, Outlook 365)
- Logiciel de comptabilite
- Plateformes RH
Dans des endroits moins evidents
- Messages WhatsApp sur les telephones professionnels
- Enregistrements vocaux du service client
- Images de videosurveillance
- Donnees GPS des vehicules de societe
Le RGPD couvre tout cela. Le support n’a pas d’importance - c’est le contenu qui compte.
Ce que vous devez faire
1. Inventoriez tout
Ne cartographiez pas uniquement vos systemes numeriques. Incluez les archives papier, les fichiers locaux et les sources de donnees moins evidentes dans votre registre des traitements.
2. Securisez les dossiers papier
Rangez les documents papier contenant des donnees personnelles dans des armoires fermees a cle. Limitez l’acces a ceux qui en ont besoin. Detruisez les documents quand la periode de conservation expire.
3. N’oubliez pas les appareils locaux
Chiffrez les ordinateurs portables et les disques externes. Protegez par mot de passe les fichiers locaux contenant des donnees personnelles. Incluez les systemes locaux dans votre strategie de sauvegarde.
4. Nettoyez les vieilles archives
Verifiez les vieux dossiers papier et archives locales. Si vous stockez des donnees personnelles dont vous n’avez plus besoin, detruisez-les de maniere securisee.
GDPRWise vous aide a constituer un registre des traitements complet couvrant toutes les donnees personnelles - numeriques et physiques.