Pourquoi un code de conduite ?
Vous pouvez avoir les meilleurs systemes et politiques, mais ce sont vos employes qui traitent des donnees personnelles chaque jour. Ils repondent aux emails, appellent des clients, partagent des fichiers. Dans toutes ces situations, ils font des choix qui affectent la vie privee des personnes concernees.
Un code de conduite traduit le RGPD en regles concretes pour le travail quotidien.
Que doit-il contenir ?
Traitement des donnees personnelles
- Ne collectez que les donnees vraiment necessaires
- Ne conservez pas les donnees plus longtemps que necessaire
- Ne stockez pas de donnees personnelles sur des cles USB ou des outils non approuves
- Supprimez les donnees dont vous n’avez plus besoin
Email et communication
- Evitez d’envoyer des donnees personnelles par email non securise
- Verifiez le destinataire avant d’envoyer, surtout pour les informations sensibles
- Utilisez le BCC pour les envois a plusieurs clients
- Soyez prudent avec le transfert d’emails contenant des donnees personnelles
Telephone et conversations
- Ne discutez pas de donnees personnelles dans des espaces publics
- Verifiez l’identite de l’appelant avant de partager des donnees
- Ne laissez pas trainer de notes contenant des donnees personnelles
Visiteurs et lieu de travail
- Ne laissez pas de visiteurs sans surveillance la ou des donnees sont accessibles
- Tournez votre ecran lorsque des informations sensibles sont affichees
- Rangez vos documents quand vous quittez votre poste
Reseaux sociaux
- Ne partagez pas de donnees de clients ou collegues sur les reseaux sociaux
- Demandez la permission avant de publier des photos de collegues ou clients
Incidents et erreurs
- Signalez immediatement tout soupcon de violation de donnees, meme si vous en etes la cause
- Le signalement des erreurs est encourage, pas sanctionne
- Plus vite vous signalez, mieux nous pouvons reagir
Conseils pour la mise en oeuvre
Restez concis
Maximum 2 pages. Un code que personne ne lit n’a aucune valeur.
Utilisez des exemples
Au lieu de “traitez les donnees avec soin”, ecrivez : “quand un client appelle au sujet de sa commande, verifiez d’abord son identite en demandant le numero de commande.”
Discutez-en en equipe
Ne vous contentez pas d’envoyer le code par email. Prenez 30 minutes en reunion pour parcourir les points cles.
Repetez chaque annee
La sensibilisation a la vie privee s’estompe si elle n’est pas entretenue. Planifiez un rappel annuel.
GDPRWise vous aide avec les documents, les dossiers, mais aussi la sensibilisation. Lancez votre scan gratuit et decouvrez ou vous en etes.