Warum Passworter wichtig sind
Ein schwaches Passwort ist der einfachste Weg, an personenbezogene Daten zu gelangen. Kein komplizierter Hack, keine fortgeschrittene Technik - einfach einloggen mit einem erratenen oder gestohlenen Passwort. Forschungen zeigen, dass schwache oder wiederverwendete Passworter an mehr als 80% der erfolgreichen Angriffe auf Unternehmenssysteme beteiligt sind.
Die DSGVO verlangt in Artikel 32, dass Sie “geeignete technische und organisatorische Massnahmen” zum Schutz personenbezogener Daten treffen. Eine gute Passwortrichtlinie ist einer der Eckpfeiler.
Die funf Grundregeln
1. Verwenden Sie einen Passwortmanager
Das ist der wichtigste Schritt. Ein Passwortmanager generiert starke, einzigartige Passworter fur jedes System und merkt sie sich fur Sie. Ihr Team muss sich nur noch ein starkes Master-Passwort merken.
Gute Optionen fur KMU:
- Bitwarden - Open Source, kostenlos fur Einzelnutzung, erschwinglicher Geschaftsplan
- 1Password - benutzerfreundlich, starker Geschaftsplan mit Teamfunktionalitat
Keine Excel-Dateien, keine geteilten Notizen, keine Passworter in E-Mails.
2. 2FA uberall aktivieren
Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) fugt neben Ihrem Passwort eine zweite Verifizierungsebene hinzu. Selbst wenn ein Passwort gestohlen wird, kann ein Angreifer sich ohne den zweiten Faktor nicht anmelden.
Aktivieren Sie 2FA bei:
- E-Mail (Google Workspace, Microsoft 365)
- CRM-Systemen
- Buchhaltungssoftware
- Cloud-Speicher (Google Drive, Dropbox, OneDrive)
- Social-Media-Konten des Unternehmens
Machen Sie es verpflichtend, nicht optional.
3. Mindestens 12 Zeichen
Die Zeiten von 8-Zeichen-Passwortern sind vorbei. Aktuelle Richtlinien empfehlen mindestens 12 Zeichen. Eine Passphrase funktioniert hervorragend: vier oder funf zufallige Worter hintereinander.
4. Nie wiederverwenden
Jedes System bekommt ein einzigartiges Passwort. Wenn Sie dasselbe Passwort fur E-Mail, CRM und Buchhaltung verwenden, muss nur ein System gehackt werden, um uberall Zugang zu erhalten.
5. Nach einem Vorfall andern, nicht nach Zeitplan
Der alte Rat, Passworter alle 90 Tage zu andern, ist uberholt. Forschungen zeigen, dass obligatorisches regelmassiges Andern zu schwacheren Passwortern fuhrt.
Andern Sie Passworter nur wenn:
- Es eine Datenschutzverletzung gab
- Sie vermuten, dass ein Passwort kompromittiert wurde
- Ein Mitarbeiter ausscheidet (fur geteilte Konten)
Haufige Fehler
Die Haftnotiz am Monitor. Ein starkes Passwort ordentlich auf einen gelben Zettel neben dem Bildschirm geschrieben. Alle Muhe umsonst.
Das geteilte Konto. “Wir benutzen alle denselben Login fur das CRM.” Ergebnis: Sie konnen nicht nachvollziehen, wer was getan hat.
“Willkommen123” als Standardpasswort. Neue Mitarbeiter bekommen ein Standardpasswort, das sie “spater” andern sollen. Spoiler: Das passiert nicht.
Passworter in WhatsApp oder E-Mail. Diese Nachrichten bleiben auf unverschlusselten Telefonen.
Nur Passwort, keine 2FA. Ein Passwort allein reicht nicht.
So implementieren Sie es
- Wahlen Sie einen Passwortmanager und rollen Sie ihn fur das gesamte Team aus
- Aktivieren Sie 2FA auf allen Systemen mit personenbezogenen Daten
- Legen Sie Mindestanforderungen fest: 12 Zeichen, einzigartig pro System
- Kommunizieren Sie die Richtlinie klar an Ihre Mitarbeiter
- Prufen Sie die Einhaltung - aktivieren Sie verpflichtende 2FA, wo moglich
GDPRWise hilft Ihnen, Ihre Sicherheitsmassnahmen zu erfassen und zu dokumentieren. Von der Passwortrichtlinie bis zum Zugriffsmanagement.